Wprowadzenie do KSeF – przyszłość fakturowania w Polsce

W obliczu postępującej na świecie cyfryzacji, polski sektor biznesowy stoi przed kolejnym krokiem ewolucji – wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to funkcjonuje już od pewnego czasu, jednak dopiero od lipca 2024 roku z systemu będzie trzeba korzystać obowiązkowo. Co to oznacza dla polskich firm? Co warto wiedzieć o tym innowacyjnym rozwiązaniu? Wyjaśniamy!

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF jest nowatorskim systemem, umożliwiającym wystawianie, przechowywanie i wysyłanie faktur w formie elektronicznej. System ten zapewnia wydajne i bezpieczne zarządzanie fakturami, umożliwiając przedsiębiorcom łatwiejsze nadawanie i odbieranie uprawnień, a także skuteczną analizę i kontrolę informacji zawartych w e-fakturach. Kluczowym elementem KSeF jest przydzielanie unikalnego numeru identyfikującego każdej fakturze, co zapewnia jej zgodność z wzorcem.

Obowiązkowe czy dobrowolne – kiedy KSeF stanie się standardem?

Początkowo stosowanie KSeF miało charakter dobrowolny, jednak z dniem 1 lipca 2024 roku system ten stanie się obowiązującym standardem w całym kraju. Polska dołączy tym samym do grona innych krajów Unii Europejskiej, takich jak Włochy, Hiszpania, czy Portugalia, które wdrożyły już podobne rozwiązania. Ten przełomowy krok stanowi odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji w biznesie i administracji publicznej, umożliwiając bardziej efektywną i zautomatyzowaną wymianę dokumentów między podmiotami. Umożliwia to także bardziej przejrzyste i łatwiejsze zarządzanie finansami przedsiębiorstw, co jest kluczowe w obliczu szybkich zmian rynkowych i regulacyjnych.

Korzyści z wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców

Przejście na KSeF przyniesie przedsiębiorcom liczne korzyści, takie jak krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT, uproszczony obieg dokumentów, zniesienie obowiązku przechowywania faktur papierowych, czy automatyzacja procesów fakturowania. Standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie, a automatyzacja zminimalizuje ryzyko błędów. Wprowadzenie KSeF to również istotny krok w kierunku ekologii, ponieważ ogranicza konieczność wykorzystywania papieru i związanych z tym kosztów operacyjnych. Przedsiębiorcy mogą również oczekiwać poprawy przepływu informacji wewnątrz firmy, co z pewnością  przełoży się na lepszą koordynację działań i efektywniejsze zarządzanie zasobami.

KSeF a PEF –- dwa odrębne systemy

Niekiedy dochodzi do nieporozumienia w postaci mylenia KSeF z PEF. Ważne jest podkreślenie, że KSeF i PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) to dwa odrębne systemy. PEF odnosi się do elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych, podczas gdy KSeF dotyczy ogólnego procesu fakturowania w Polsce. Różnica polega zatem na odmiennych obszarach zastosowania obu systemów. PEF jest ukierunkowany na sektor publiczny i związane z nim specyficzne wymogi, natomiast KSeF służy szerokiemu spektrum przedsiębiorców, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

Wiesz już, czym jest KSEF, kiedy będzie obowiązkowy i jakie zmiany przyniesie. Wiele wskazuje na to, że będą to zdecydowanie zmiany na lepsze.

Więcej na temat KSEF w artykule: https://mamstartup.pl/krajowy-system-e-faktur-od-kiedy-obowiazkowy-wszystko-co-musisz-wiedziec-o-terminach/